Art. 119 TUB e documentazione bancaria: come ottenere i documenti dalla banca e tutelare debitore e fideiussore

Quando nasce una controversia con una banca o viene richiesto il pagamento di un debito bancario, uno dei primi passaggi da compiere è ricostruire con precisione il rapporto attraverso la relativa documentazione bancaria.

Contratti, estratti conto, scalari, piani di ammortamento, documenti relativi agli affidamenti, comunicazioni della banca e fideiussioni possono essere indispensabili per comprendere come si è formato il debito e verificare se la richiesta dell’istituto di credito sia corretta.

Per questa ragione il Testo Unico Bancario riconosce al cliente uno specifico diritto di accesso alla documentazione bancaria.

In particolare, l’art. 119 TUB disciplina il diritto di ottenere dalla banca copia della documentazione relativa alle operazioni effettuate negli ultimi dieci anni.

Ma quali documenti si possono chiedere alla banca? Quanto tempo ha l’istituto per consegnarli? Cosa accade se la banca non consegna i documenti? E soprattutto, quale importanza può avere la documentazione quando la richiesta di pagamento viene rivolta a un fideiussore o garante della società?

Vediamolo nel dettaglio.

Art. 119 TUB: il diritto alla documentazione bancaria

L’articolo 119 del Testo Unico Bancario rappresenta una delle principali norme in materia di trasparenza nei rapporti tra banca e cliente.

Il comma 4 riconosce al cliente, a colui che gli succede a qualunque titolo e a chi subentra nell’amministrazione dei suoi beni il diritto di ottenere, a proprie spese, copia della documentazione bancaria relativa alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni.

Non si tratta, pertanto, di una semplice richiesta lasciata alla disponibilità della banca.

Il cliente esercita un vero e proprio diritto alla consegna dei documenti bancari previsto dalla legge.

La banca deve fornire la documentazione entro un termine congruo e comunque non superiore a 90 giorni dalla richiesta, potendo addebitare soltanto i costi di produzione della documentazione.

L’istanza ex art. 119 TUB rappresenta quindi uno strumento particolarmente importante quando il correntista, il mutuatario o il titolare di un altro rapporto bancario non dispone più di tutti i documenti necessari per ricostruire la propria posizione.

Richiesta documentazione bancaria: perché è così importante?

La richiesta della documentazione bancaria non dovrebbe essere considerata un mero adempimento formale.

Al contrario, rappresenta spesso il primo passaggio per effettuare una seria analisi del rapporto bancario.

Quando una banca sostiene di essere creditrice di una determinata somma, conoscere esclusivamente l’importo richiesto non è sufficiente.

Occorre comprendere come quel debito bancario si è formato.

L’esame dei documenti può consentire, a seconda della tipologia del rapporto, di verificare:

• le condizioni economiche originariamente pattuite con la banca;
• i tassi di interesse applicati;
• commissioni, spese e altri oneri;
• eventuali variazioni delle condizioni contrattuali;
• l’andamento del conto corrente e degli affidamenti;
• il funzionamento del mutuo o del finanziamento;
• il relativo piano di ammortamento;
• le garanzie personali o reali rilasciate;
• le fideiussioni sottoscritte da soci, amministratori o terzi;
• le modalità attraverso le quali si è formato il saldo o il debito richiesto dalla banca.

L’acquisizione della documentazione consente quindi di passare da una semplice affermazione della banca – “questa somma è dovuta” – a una verifica documentale della posizione.

Ed è soltanto dopo questa verifica che può essere valutata l’esistenza di eventuali presupposti per una contestazione del debito bancario.

Quali documenti si possono richiedere alla banca?

Una delle domande più frequenti riguarda proprio quali documenti bancari possono essere richiesti.

La risposta dipende dalla tipologia del rapporto che deve essere analizzato.

Conto corrente e apertura di credito

Nel caso di un conto corrente bancario, possono assumere particolare importanza:

• gli estratti conto;
• gli estratti scalari;
• i contratti di conto corrente;
• la documentazione relativa agli affidamenti e alle aperture di credito;
• le comunicazioni periodiche;
• le variazioni delle condizioni economiche;
• gli ulteriori documenti necessari alla ricostruzione del rapporto.

Questa documentazione può essere essenziale quando si intende effettuare un’analisi del conto corrente bancario e verificare la corretta formazione del saldo.

Mutuo e finanziamento

Nel caso di un mutuo bancario o finanziamento, può essere necessario acquisire:

• il contratto;
• le condizioni economiche;
• il piano di ammortamento;
• la documentazione relativa alle rate pagate;
• le quietanze;
• le comunicazioni intervenute durante il rapporto;
• la documentazione relativa a eventuali polizze o altri rapporti accessori.

La disponibilità di questi documenti consente di effettuare una più completa verifica del contratto di mutuo o finanziamento.

Fideiussione bancaria

Particolare attenzione deve essere prestata quando esiste una fideiussione bancaria.

In questo caso può essere necessario acquisire non soltanto il contratto di fideiussione, ma anche la documentazione relativa al rapporto bancario garantito.

La posizione del garante, infatti, non può essere analizzata esclusivamente sulla base della lettera con cui la banca richiede il pagamento.

Occorre verificare la garanzia sottoscritta, le relative clausole, l’estensione dell’obbligazione e, quando necessario, anche il rapporto principale dal quale deriva il debito garantito.

Documentazione bancaria degli ultimi 10 anni: come funziona il limite temporale?

L’art. 119 TUB stabilisce espressamente il diritto di ottenere copia della documentazione inerente alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni.

Questo limite temporale deve però essere interpretato correttamente.

Non significa necessariamente che qualsiasi documento relativo a un rapporto bancario iniziato più di dieci anni prima non possa essere richiesto.

Occorre infatti distinguere la documentazione relativa alle singole operazioni dalla documentazione contrattuale bancaria.

Il contratto di conto corrente, il contratto di mutuo, il contratto di finanziamento o altra documentazione relativa alla costituzione del rapporto possono essere soggetti a regole differenti rispetto alla documentazione concernente le singole operazioni.

Per questo motivo, quando si formula una richiesta di documenti alla banca, è importante individuare esattamente quali documenti siano necessari e quale sia il fondamento giuridico della richiesta.

Una richiesta formulata in maniera generica può infatti non essere sufficiente a ottenere tutta la documentazione necessaria per una corretta analisi.

Entro quanto tempo la banca deve consegnare i documenti?

Un’altra questione particolarmente rilevante riguarda il termine per la consegna della documentazione bancaria.

L’art. 119 TUB stabilisce che la banca deve provvedere entro un termine congruo e comunque non oltre 90 giorni dalla richiesta.

La banca non può quindi lasciare indefinitamente senza risposta una richiesta correttamente formulata.

Quando il termine decorre senza che i documenti vengano consegnati, oppure quando viene fornita soltanto una parte della documentazione richiesta, occorre verificare la possibilità di intraprendere le iniziative necessarie per ottenere quanto dovuto.

Quanto può chiedere la banca per fornire la documentazione?

Il diritto di ottenere la copia dei documenti bancari non significa necessariamente che la produzione debba essere gratuita.

La legge prevede infatti che la richiesta possa essere effettuata a spese del cliente.

Tuttavia, la banca può richiedere esclusivamente i costi di produzione della documentazione.

Questo significa che l’addebito deve essere collegato all’effettiva attività necessaria per recuperare e produrre i documenti richiesti.

Anche questo aspetto può quindi essere oggetto di verifica quando gli importi richiesti dall’istituto di credito appaiano non coerenti con la produzione documentale richiesta.

Fideiussione bancaria: perché il garante deve conoscere i documenti del rapporto

Il tema della documentazione bancaria assume un’importanza ancora maggiore quando la banca agisce nei confronti di un fideiussore.

È una situazione molto frequente soprattutto nei rapporti bancari delle imprese.

Per ottenere finanziamenti, mutui o affidamenti, infatti, le banche possono richiedere garanzie personali agli amministratori, ai soci, ai familiari dell’imprenditore o ad altri soggetti.

Quando l’impresa entra in difficoltà, la banca può quindi rivolgere la propria richiesta di pagamento al garante.

Ma la richiesta della banca non dovrebbe essere esaminata isolatamente.

Occorre ricostruire l’intera vicenda bancaria.

In particolare, nell’ambito della tutela del fideiussore, può essere necessario verificare:

• la fideiussione sottoscritta;
• le clausole contenute nel contratto;
• l’importo e l’estensione della garanzia;
• le eventuali modifiche intervenute nel rapporto garantito;
• le comunicazioni inviate al fideiussore;
• le richieste formulate dalla banca;
• le modalità attraverso le quali si è formato il debito principale.

A seconda del caso concreto possono inoltre assumere rilevanza specifiche questioni relative alla validità o efficacia della fideiussione, alle clausole contrattuali utilizzate e agli obblighi gravanti sulle parti.

Per questo motivo, quando un fideiussore riceve una richiesta di pagamento dalla banca, è opportuno evitare di limitare l’analisi alla sola comunicazione ricevuta.

La tutela del garante richiede una valutazione complessiva della garanzia e del rapporto sottostante.

Banca non consegna i documenti: cosa fare?

Cosa accade quando, nonostante una formale richiesta ex art. 119 TUB, la banca non consegna la documentazione?

Le situazioni possono essere diverse.

La banca potrebbe:

• non rispondere alla richiesta;
• fornire soltanto una parte della documentazione;
• sostenere che alcuni documenti non siano più disponibili;
• contestare il diritto del richiedente ad ottenerli;
• richiedere costi per la produzione della documentazione.

Prima di intraprendere qualsiasi iniziativa è necessario verificare la richiesta originariamente formulata, la tipologia dei documenti richiesti, il periodo interessato, la natura del rapporto bancario e le motivazioni eventualmente fornite dall’istituto di credito.

Sulla base di questi elementi può essere valutato lo strumento più appropriato per ottenere la documentazione.

Il diritto alla documentazione bancaria non rappresenta infatti un principio meramente teorico, ma può ricevere specifica tutela quando ne ricorrano i presupposti.

Documenti bancari e decreto ingiuntivo: perché intervenire tempestivamente

La disponibilità della documentazione diventa particolarmente importante quando la controversia con la banca è già entrata in una fase patologica.

Può accadere, ad esempio, che il cliente o il fideiussore riceva:

• una richiesta formale di pagamento;
• una diffida della banca;
• una comunicazione di decadenza dal beneficio del termine;
• un decreto ingiuntivo della banca;
• un atto di precetto;
• un pignoramento.

In questi casi i tempi della difesa possono essere molto più ristretti.

La richiesta della documentazione non deve quindi essere confusa con i termini processuali eventualmente previsti per contestare l’atto ricevuto.

Richiedere i documenti alla banca non sospende automaticamente i termini per proporre un’opposizione o esercitare una difesa.

Quando è già stato notificato un atto giudiziario o esecutivo è quindi particolarmente importante procedere tempestivamente alla verifica della posizione.

Contestare un debito bancario: prima bisogna ricostruire il rapporto

Quando una banca richiede il pagamento di una somma importante, la domanda immediata è spesso:

“Posso contestare il debito?”

Ma, dal punto di vista tecnico, la domanda dovrebbe essere preceduta da un’altra:

“Come si è formato questo debito?”

La risposta passa necessariamente dall’analisi dei documenti.

Prima di valutare una contestazione alla banca occorre conoscere i contratti sottoscritti, le condizioni applicate, le operazioni effettuate, le comunicazioni ricevute e le eventuali garanzie prestate.

Questo principio assume particolare importanza per imprese, imprenditori, amministratori, soci e fideiussori, perché l’esposizione bancaria dell’impresa può determinare conseguenze anche sul patrimonio personale di chi ha prestato una garanzia.

Tutela contro le banche: l’analisi documentale è il primo passo

Richiedere la documentazione bancaria non significa sostenere automaticamente che la banca abbia commesso un’irregolarità.

Significa acquisire gli elementi necessari per poterlo verificare.

Ed è questa la differenza tra una contestazione generica e una difesa bancaria costruita sull’analisi del rapporto.

Il percorso corretto dovrebbe essere progressivo:

1. acquisire la documentazione bancaria;
2. ricostruire il rapporto con la banca;
3. analizzare contratti, operazioni e garanzie;
4. verificare l’esistenza di eventuali anomalie o contestazioni;
5. individuare, se ne ricorrono i presupposti, la strategia di tutela più appropriata.

Cecchini Studio Legale: assistenza nei rapporti con banche e finanziarie

Cecchini Studio Legale assiste privati, imprese, imprenditori, soci, amministratori e fideiussori nell’analisi dei rapporti bancari, nella richiesta della documentazione e nella valutazione delle possibili forme di tutela nei rapporti con banche e intermediari finanziari.

Particolare attenzione viene riservata alle situazioni nelle quali il debito bancario dell’impresa può coinvolgere direttamente il patrimonio personale di soci, amministratori e garanti.

Quando arriva una richiesta di pagamento da parte della banca, quindi, non è sufficiente chiedersi:

“Quanto mi stanno chiedendo?”

È necessario verificare anche:

“Da quali contratti, operazioni e condizioni deriva realmente la somma richiesta?”

Perché una corretta tutela nei confronti della banca parte prima di tutto dalla conoscenza, dalla ricostruzione e dall’analisi dei documenti.