L’art. 6 del D. Lgs. 231/2001 ai fini dell’esonero dalla responsabilità amministrativa prevede che l’organo dirigente dell’azienda deve, fra le altre cose, aver affidato ad un “organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo” determinati compiti.
Si tratta di:
- vigilare sul funzionamento del modello di organizzazione e gestione (di seguito anche il «Modello»);
- vigilare sull’osservanza del Modello;
- curare l’aggiornamento del Modello.
PERTANTO
L’efficace attuazione del Modello e l’istituzione di un Organismo di Vigilanza costituiscono presupposto indispensabile per l’esonero dalla responsabilità amministrativa.
Si tratta di un insieme di protocolli che definiscono la struttura e le procedura aziendali.
Tutto questo, se correttamente applicato, riduce il rischio che vengano commessi illeciti penali.
COS’È?
In buona sostanza, il Modello 231 è un insieme di protocolli che delimitano la struttura aziendale e la sua gestione.
Il modello 231 è, pertanto, lo strumento di organizzazione e gestione per il tramite del quale la società può avere modo di esimersi dalla responsabilità amministrativa conseguente da un reato.
Ma vediamo di capirne meglio la funzionalità, di cosa si tratta e quando deve essere applicato.
QUANDO SI ADOTTA?
Viene adottato per permettere alle imprese di essere dispensate dai reati imputati ai singoli dipendenti e, mediante la sua compilazione, la società che lo sottoscrive può chiedere legittimamente l’esclusione o la limitazione della propria responsabilità derivante da uno dei reati menzionati nella norma.
Secondo la normativa vigente le aziende possono essere punibili per illeciti:
- commessi da persone che rivestono ruoli di rappresentanza, gestione e amministrazione;
- commessi da entità organizzative autonome;
- commessi da persone soggette alla direzione e vigilanza, come i dipendenti.
Nel complesso, i reati più rilevanti ai quali si riferisce il Decreto Legislativo 231/2001 sono quelli riconducibili ai danni dell’ambiente, dei lavoratori e della Pubblica Amministrazione.
QUALI REATI?
Si tratta di una vasta gamma e vengono coperte tutte le aree di attività di un’impresa:
- reati contro la salute e la sicurezza sul lavoro;
- reati contro la Pubblica Amministrazione;
- reati societari;
- delitti contro la personalità individuale;
- delitti con finalità di terrorismo o eversione dell’ordine democratico;
- reati transnazionali (traffico di migranti, riciclaggio);
- illeciti ambientali;
- reati di criminalità informatica;
- manipolazioni del mercato e abuso di informazioni privilegiate.
Il Decreto ha introdotto così la responsabilità in sede penale delle società per reati commessi dai propri membri nell’esercizio delle funzioni aziendali.
Oltre agli inevitabili danni alla reputazione, le organizzazioni coinvolte possono incorrere in sanzioni amministrative e penali: le ammende partono da €25.000 e possono arrivare fino a €1.5 milioni, e prevedono l’interdizione dall’esercizio delle attività con confisca del profitto.
Pertanto, per diminuire il rischio di illeciti, la strada migliore che le aziende possono intraprendere è l’adozione del Modello organizzativo 231: un sistema preventivo stabilito dall’azienda, con cui si indirizzano i comportamenti di ogni membro al rispetto delle norme attinenti alla responsabilità d’impresa.
COME SI COSTRUISCE UN MODELLO 231?
Bisogna partire dall’analisi della realtà aziendale cui ci si rivolge per poter costruire un Modello 231 ad hoc per una società e fronteggiare tutte le esigenze specifiche che questa potrà dover affrontare.
Si tratta quindi di prefigurare quali potrebbero essere le casistiche in maniera dettagliata, tramite la cosidetta “mappatura delle aree sensibili”.
Per mettere a punto un valido 231, quindi, sarà fondamentale procedere ad un’intervista il più possibile dettagliata, da rivolgere all’organigramma societario.
Fatto questo, si predispongono delle verifiche per implementare le zone ancora non coperte da uno schema procedurale corretto.
Sarà poi l’Organismo di Vigilanza che avrà il compito di effettuare i controlli circa il rispetto del modello 231, segnalando, eventualmente, le correzioni da apportare.
MODELLO 231: CARATTERISTICHE
Ogni Modello 231 si compone di due parti con determinate caratteristiche:
- una parte generale che va a descrivere l’ente cui fa riferimento fornendo una visione d’insieme delle sue principali attività e competenze;
- una parte speciale che descrive le fattispecie di reati caso-specifiche per l’impresa e fa una mappatura della percentuale di rischio con cui questi possano essere commessi.
A questo si deve aggiungere l’elenco delle regole comportamentali che costituiscono il Codice Etico ed il Sistema Disciplinare dell’ente. È all’interno di questo meccanismo che opera l’Organismo di Vigilanza per tutelare la Società dalle ipotesi di responsabilità amministrativa.
Una cosa fondamentale da sottolineare è che il modello 231 non costituisce un protocollo statico, bensì uno strumento dinamico ed in continua evoluzione.
Questo proprio perché è volto a tutelare mantenendo il più possibile attinente la sua funzione ai cambiamenti, sia sociali, che aziendali che possono intervenire.
IL MODELLO 231 È OBBLIGATORIO?
Pur non essendoci, ad oggi, disposizioni normative recanti l’obbligo per le società di adottare un Modello, la giurisprudenza si è più volte espressa rimarcando l’importanza di quest’ultimo.
Il tutto al fine di esonerare dalla responsabilità amministrativa da fatto illecito, soprattutto qualora vi sia un Organismo di Vigilanza che, nel rispetto dei requisiti stabiliti dalla normativa, abbia correttamente esercitato il proprio ruolo.
Non si tratta, quindi, di un modello obbligatorio, ma di uno strumento che, mediante una organizzazione e gestione predeterminata, permette alle imprese di ridurre il rischio di essere chiamate a rispondere per uno dei reati sanzionati dal Decreto 231.
Tutte le aziende esposte al rischio di eventuali contestazioni di violazioni possono sottoscrivere questo modello, anche le piccole e medie imprese.
In alcuni casi, le normative regionale lo individuano come requisito preliminare per ottenere l’accreditamento in settori specifici.
COME ATTUARE EFFICACEMENTE UN MODELLO 231
Non esiste un modello generico che vada bene per ogni tipo di azienda: ogni modello viene stilato in base alle caratteristiche proprie di ogni azienda, in base alle attività che svolge, ai processi produttivi e agli interlocutori con cui interagisce.
Generalmente, il Modello organizzativo di gestione e controllo consiste in un insieme di vari elementi che compongono un vero e proprio sistema di gestione preventiva dei rischi. Alcuni elementi sono:
- disposizioni organizzative;
- procedure;
- modulistica;
- codici comportamentali;
- software;
- commissioni.
Affinché un Modello organizzativo sia elaborato, adottato ed aggiornato efficacemente, una organizzazione deve:
- effettuare la valutazione del rischio – per individuare, analizzare, misurare e trattare il rischio di commissione di illeciti nelle diverse aree di attività aziendale;
- implementare delle procedure specifiche – per gestire il rischio, prevenendo la messa in atto di condotte illecite nelle aree in cui il rischio di reato è più elevato;
- definire la struttura gestionale per la prevenzione dei reati – ovvero i principi etici, le risorse, le responsabilità e i flussi di informazione, che consentono di applicare e aggiornare le procedure di prevenzione e di rilevare, nel tempo, l’emergenza di nuove aree di rischio.
Dopo aver redatto il modello vero e proprio, sarà necessaria la sua diffusione.
QUANTO COSTA UN MODELLO 231?
Il prezzo del Modello organizzativo 231 non è uguale per tutti.
Questo in virtù del fatto che, non essendoci un modello funzionale in maniera trasversale per ogni azienda, sarà necessario quantificare i costi in base alla complessità e al livello di rischio dell’azienda.
MODELLO 231: COSTI E VANTAGGI
Il prezzo del Modello organizzativo 231 non è uguale per tutti.
È inevitabile che quando si mette mano all’organizzazione di una Società ci siano dei costi da affrontare o prevedere.
Ma piuttosto che pensare ai costi, è più corretto guardare al Modello 231 individuandone i benefici, come se fosse un investimento a lungo termine.
I costi di realizzazione non saranno superiori a quanto si rischierebbe di pagare se l’impresa dovesse essere sanzionata.
Il fine ultimo del Modello 231 è infatti proprio evitare che la Società incorra in eventuali sanzioni penali, tutelandone così anche l’immagine pubblica.
Un ulteriore vantaggio, che rende il Modello 231 un valore aggiunto, è il beneficio che esso andrà a portare sull’organizzazione aziendale e sul flusso di lavoro.
Tale modello organizzativo consente sia di tenere sotto controllo i rischi societari, sia di implementare le risorse dell’impresa migliorandone l’assetto.
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